Ortsunabhängiges Arbeiten: Schreibtisch zu Hause. Telefon bequem über Voice Over IP am PC oder Smartphone und Dateien bei Google Drive speichern. Nach 12 Monaten haben nun vermutlich auch Rentner verstanden, was Homeoffice ist. Naja, sie haben vermutlich nur eine Vorstellung. So, wie einige Unternehmer, die das Thema Homeoffice gar nicht oder falsch anfassen.
Die meisten technischen Herausforderungen wurden auch schon in den letzten Jahren gelöst. Was viele jedoch übersehen haben: das ERP-System. Das liegt sehr häufig noch lokal in der Firma auf einem Server und man kann nur mit einem, beim Mitarbeiter auf dem PC installierten Client-Programm darauf zugreifen. Und damit kommt der gesamte Betriebsablauf ins Stocken.
Und deshalb zeigen wir Ihnen heute, warum es sich lohnt, ein ERP aus der Cloud zu wählen und die alte Client-/Server-Struktur abzuschaffen.
Eines vorweg: Cloud ist natürlich nicht gleich Cloud. Es gibt auch hierbei eine Reihe von Unterscheidungen. Einige der genannten Punkte treffen nicht für alle Systeme gleichermaßen zu.
#1 Die Erleichterung des Tagesgeschäfts
Jeder, der auf ein ERP aus einer Cloud zurückgreift, kann sich vieles an Arbeit sparen. Dies resultiert daraus, da sowohl die Speicher als auch die Server, die Datensicherung, die Updates, die Wartung der Infrastruktur und das Monitoring in der Zuständigkeit des externen Providers liegen. Sie müssen allerdings beachten, dass Sie mit diesem System unter Umständen ein Stück Kontrolle abgeben werden. Dies bedeutet, Sie können nicht mehr selbst entscheiden, wann die Updates vorgenommen werden. In weiterer Folge kann dies dazu führen, dass sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen am Beginn der Woche erst neu zurechtfinden müssen, da sie sich in einer neuen Arbeitsumgebung befinden. Sollten passende Service- und Wartungsverträge benutzt werden, kann Klarheit geschaffen werden, wann die Update-Termine stattfinden. Dies würde für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein hohes Maß an Klarheit schaffen.
#2 Vorteil: die Liquidität
Sie können hohe Anfangsinvestitionen für Systemsoftware, Server, Lizenzen und Hardware einsparen, wenn Sie auf eine Cloud-Lösung setzen. Die Kosten für die Cloud werden über den gesamten Nutzungszeitraum verteilt. Dies sichert Ihnen einen Liquiditätsvorteil. In der heutigen Zeit kann es passieren, dass die Hardware und die Software sehr schnell veralten. Dies führt dazu, dass Sie kaum mithalten können, wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen führen. Die Rechenzentren der Provider sind allerdings immer auf dem neuesten Stand, was die Technologie betrifft.
#3 Die Sicherheit
Viele Unternehmen haben lange überlegt, ob sie die sensiblen Daten überhaupt in eine „unsichere Cloud“ hochladen sollen. Das Argument, dass die Cloud mehr Angriffen ausgesetzt ist als die eigene IT, ist heute allerdings nicht mehr aktuell. Es gibt zahlreiche IT-Abteilungen, die den komplexen Security-Anforderungen nicht mehr gerecht werden können, aufgrund dessen wird der Mittelstand zunehmend Opfer von Hackerangriffen. Professionelle Provider bauen ihr eigenes Geschäftsmodell so auf, dass sie den Kunden und Kundinnen Sicherheit gewähren können. Aufgrund dessen investieren sie in den Katastrophenschutz, die Ausfallsicherheit, Backups und die physische Absicherung von dem Rechenzentrum. Dies ist ein großer Vorteil einer Cloud. Darüber hinaus verfügen die heutigen Clouds bereits über entsprechende Prozesse und Tools, damit sie auf neue Bedrohungen sehr schnell reagieren können. Dies bedeutet, sollte es sich um einen vertrauenswürdigen Provider handeln, sind ihre Daten bei einer Cloud viel besser geschützt als in der eigenen IT-Abteilung.
#4 Die schnelle Einführung und die geringe Anpassung
Viele Menschen erwähnen bei der Cloud, dass sie nicht anpassungsfähig ist. Dies ist aber nicht unbedingt richtig. Zwar ist es so, dass nicht alles, was vorab funktioniert, dann auch wirklich in der Cloud funktionieren muss, aber es gibt mittlerweile schon sehr viele Angebote, welche optimal angepasst werden können. Es ist wichtig, dass Sie darauf achten, dass die Cloud-Lösung sehr flexibel ist.
#5 Die Wahl zwischen Cloud und on-premise
Sollten Sie sich dafür entscheiden, auf eine ERP-Lösung zurückzugreifen, müssen Sie sich meist sehr früh dafür entscheiden, ob Sie auf on-premise oder auf eine Cloud zurückgreifen möchten. In diesem Zusammenhang steht die Frage im Vordergrund, ob sich die beiden Lösungen in Bezug auf den Funktionsumfang unterscheiden. Es gibt einige Anbieter, die sogar eine Kombination der Betriebsmodelle anbieten. Ein hybrider Betrieb kann in einigen Aspekten vorteilhaft sein. Dies ist vor allem der Fall, wenn es darum geht, eine ausländische Niederlassung anzubinden. Damit Sie von einer größtmöglichen Flexibilität profitieren können, sollten Sie sicherstellen, dass ihr gewählter Anbieter unterschiedliche Betriebsmodelle zur Verfügung stellt. Kleiner Tipp dazu am Rande: Odoo kann genau das: Sie können sich für das SaaS-Modell entscheiden, bei dem Sie lediglich die Anwendung nutzen, alle Updates, Wartungen usw. werden vom Hersteller Odoo übernommen. Hier sind Sie bei einigen Funktionen, im wesentlichen Sonderprogrammierung, eingeschränkt. Sie können Odoo aber im vollen Umfang auch in der Cloud nutzen und sind vollständig frei in der Wahl Ihres Hostingproviders. Ja, auch eine Installation auf einem Server bei Ihnen im Büro ist möglich. Odoo hat einen weiteren entscheidenden Vorteil: Sie können die Software ganz bequem von jedem Betriebssystem aus bedienen, da es vollständig browserbasiert ist.
#6 Agil und mobil
Zahlreiche Menschen glauben, dass eine webbasierte Anwendung automatisch auch mobil angewandt werden kann. Dies ist allerdings nicht immer der Fall. Es kann nämlich vorkommen, dass die Benutzeroberfläche auf einem kleinen Bildschirm nicht produktiv reagiert. Sollten Sie das mobile Arbeiten fördern wollen, sollten Sie gezielt auf eine Mobillösung zurückgreifen. Nur so können Sie den Geschäftsprozess bestmöglich abstimmen. Es ist wichtig, dass mit dem ERP-System kommuniziert werden kann. Am besten sollten vorab Fragen an die Cloud-Provider gestellt werden. Es sollten Fragen über die Cloud-Optionen, Security-Vorkehrungen und Servicelevels dabei sein. Sollte es sich bei Ihrem Unternehmen um ein mittelständisches Unternehmen handeln, welches nur über geringe IT-Ressourcen verfügt, ist eine Cloud möglicherweise die beste Lösung. Letztlich muss allerdings noch erwähnt werden, dass Sie natürlich selbst entscheiden müssen, ob der Weg zu einer Cloud der Richtige für Sie ist. In diesem Zusammenhang sollten Sie die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen und im Detail beurteilen. Es ist wichtig, dass Sie sich nicht von Mythen irritieren lassen.