ERP-Systeme sind eine prima Sache, so viel ist klar: Sie nehmen Ihrer Buchhaltung jede Menge Arbeit ab, helfen Ihnen, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu behalten und sind sogar hilfreich, wenn die Steuererklärung für Ihr Unternehmen fällig wird. Das heißt auch, dass Sie sich auf Ihr ERP-System verlassen, wenn in Ihrem Unternehmen eines zum Einsatz kommt. Trotzdem kommt irgendwann unweigerlich der Moment, in dem das ERP-System, das Ihr Unternehmen benutzt, nicht länger das bietet, was Sie brauchen. Das kann zum Beispiel an einer geänderten Gesetzeslage liegen, wie zuletzt 2019 durch die Änderung der GoBD, oder auch schlichtweg an der Veröffentlichung eines Versionsupdates. Dann stellen sich die Fragen: "Wie bekommen Sie am besten Ihre ganzen Daten auf das neue System übertragen? Welche Funktionen brauchen Sie, damit Ihr Unternehmen sofort mit der neuen Software arbeiten kann?"

Im Großen und Ganzen gibt es drei Arten der ERP-Migration.

1. Eins-zu-Eins-Übernahme

Einerseits könnten Sie alles, soweit es geht, eins zu eins übernehmen. Das hätte den Vorteil, dass alles so bleibt, wie Ihre Mitarbeiter es gewohnt sind und sie sofort mit dem neuen System umgehen können. Umgekehrt verpassen Sie aber eine wichtige Chance, einen Blick darauf zu werfen, ob die Prozesse in ihrem Unternehmen noch alle so laufen, wie sie es tun sollten. Oft ist es, gerade wenn Sie sich sonst nicht damit befassen, nämlich so, dass verschiedene Abläufe mit der Zeit überflüssig werden und Ihr System jede Menge Altlasten mit sich herumschleppt. Diese Methode ist also nur dann zu empfehlen, wenn Sie sonst auch regelmäßige Wartungen an Ihrem System vornehmen und sicher sind.

2. ERP-System Modernisierung

Andererseits besteht die Möglichkeit, die Gunst der Stunde zu nutzen und zu überlegen, ob die Abläufe in Ihrem ERP-System noch zeitgemäß sind und sie gegebenenfalls anzupassen. Das empfiehlt sich gerade dann, wenn Ihre IT-Abteilung größere Anpassungen an eurem ERP-System vorgenommen hat. Manche dieser Modifikationen werden durch das Versionsupdate überflüssig, weil sie entweder im Basispaket der neuen Version enthalten oder schlichtweg nicht mehr nötig sind. Auch wenn das jetzt erst mal nach viel Arbeit klingt, der Aufwand ist nicht viel größer, als wenn Sie alles eins zu eins übertragen würden. Außerdem bedeutet eine Modernisierung auch, dass Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System effizienter arbeiten können als vorher, weil ja eine Menge unnötiger Prozesse wegfallen.

3. ERP-System Optimierung

Zu guter Letzt können Sie auch noch ein Stück weiter ausholen und sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren. Sprich, Sie würden die Prozesse identifizieren, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind, und dementsprechend Modifikationen an Ihrem ERP-System vornehmen, um diese effizienter abwickeln zu können. Das ist gerade dann ratsam, wenn sich die Branche, in der Sie tätig sind, in jüngster Zeit stark verändert hat, zum Beispiel durch technologische Entwicklungen oder gesellschaftliches Umdenken.

Allgemein gibt es bei der ERP-Migration allerdings ein paar Dinge, die Sie auf jeden Fall berücksichtigen sollten.

1. Features

Viele Unternehmer verlieren sich beispielsweise darin, was das neue System alles kann. Viel wichtiger ist aber, was es können muss, damit in ihrem Unternehmen weiter alles rund läuft. Anstatt sich in Spielereien zu verstricken sollten Sie deshalb bei der Migration zuerst die Features einrichten, die Ihr Unternehmen erfahrungsgemäß braucht.

2. Datenbanken

Genau dasselbe gilt auch für Ihre Datenbanken: Auch hier sollten Sie darauf achten, dass nicht nur bei der Migration, sondern auch danach durchgehend Ordnung gehalten wird.

3. Integration in spezialisierte Prozesse

Auch kommt es vor, dass externe Anwendungen, zum Beispiel zur Steuerung von Maschinen oder zur Qualitätskontrolle, nicht mit anderen Systemen kompatibel sind. Um Ihrer Firma hier unnötige Kosten zu sparen sollten Sie deswegen schon bei der Anschaffung darauf achten, dass das neue System die Integration Ihrer spezialisierten Prozesse unterstützt.

4. Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter

Sie sollten selbstverständlich auch nicht vergessen, dass Ihre Mitarbeiter auch nur Menschen sind. Wenn Sie Leute aus Ihrer eigenen Firma mit der ERP-Migration betrauen wollen, sollten Sie also vorher sicherstellen, dass diese sich auch komplett darauf konzentrieren können und nicht letzten Endes zwischen dem Migrationsprojekt und Ihrer eigentlichen Arbeit hin und her springen. Deshalb kann es gerade, wenn Sie wenig Personal in Ihrem Unternehmen entbehren können, ratsam sein, einen externen Projektmanager zur Unterstützung heranzuziehen.

5. Überprüfung des Anbieters

Zu guter Letzt wollen Sie lange etwas von ihrem ERP-System haben. Dazu müssen Sie sich mit dem Anbieter auseinandersetzen. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, ob dieser Support für Ihre Region anbietet und welche Leistungen im Paket inbegriffen sind. Manche Anbieter von ERP-System liefern zum Beispiel sowohl die Software als auch die Implementation aus einer Hand, was natürlich in der Regel eine bessere Qualität sicherstellt, als wenn Sie nur die Software bekommen und selbst jemanden finden müssen, der diese für Sie zum Laufen bringt.

Deshalb sollten Sie sich auch einen Überblick verschaffen, wie es wirtschaftlich um den Anbieter steht. Schließlich bringt Ihnen die beste Software nichts, wenn der Anbieter in ein paar Jahren leistungsunfähig ist, oder von der Konkurrenz aufgekauft wird und den Support einstellt.