Odoo stellt uns eine eigene modulare Shopping-App zur Verfügung, um unseren Einkaufsprozess abzubilden. Das Einkaufsmodul ist sehr gut in den allgemeinen Prozess unseres Unternehmens integriert, indem es mit anderen Modulen wie Verkauf, Lager oder Produktion verbunden wird. Dieses Modul gibt uns auch viele Möglichkeiten, unsere internen Prozesse anzupassen. Im heutigen Blog werden wir über den Kauf des Odoo-Moduls sprechen.
Zugriff in Odoo
Im Modul Einkäufe gibt es drei verschiedene Zugriffsrechte. Wenn der Benutzer keinen Zugriff hat, wird das Modul nicht in der Konsole angezeigt und hat daher keinen Zugriff. Benutzer in der Gruppe Benutzerberechtigungen haben Zugriff auf alle Bestellungen und Produkte. Benutzer in der Berechtigungsgruppe „Admin“ haben vollen Zugriff auf das Modul, einschließlich Berichten und Konfiguration. Im Hauptmenü des Moduls finden wir vier Menüpunkte: „Bestellungen“, „Produkte“, „Berichte“ und „Konfiguration“. Über den Menüpunkt Bestellungen haben wir einen Überblick über alle Anfragen und Bestellungen, sowie eine Übersicht unserer Lieferanten. Zusätzlich zeigt uns Odoo in unserer Reklamationsübersicht einige Statistiken zu Anfragen, Bestellwert und Lieferzeit. Anfragen und Bestellungen sind in Odoo dasselbe Objekt, aber mit unterschiedlichen Zuständen. Unsere Lieferantenübersicht verlinkt auf das Modul „Kontakt“ und zeigt uns alle unsere Lieferanten mit dem passenden Filter. Im nächsten Menüpunkt Produkte können wir unsere Produkte erstellen. Mit der richtigen Konfiguration finden wir auch ein Untermenü, um Produktvariationen zu definieren.
So funktioniert das Einkaufs-Modul Odoo
Im Berichtssystem finden wir verschiedene Statistiken über unsere Bestellungen, wir können diese Statistiken mit bekannten Filtern in Odoo anpassen. Wir werden in einem unserer zukünftigen Blogbeiträge erklären, wie wir aus unseren Einkäufen aussagekräftige KPIs erstellen. In der Konfiguration können wir die Preislisten unserer Lieferanten erstellen und ändern und in den allgemeinen Parametern des Moduls finden wir auch viele Optionen, um unseren Einkaufsprozess anzupassen. Wie bereits erwähnt, können wir beispielsweise die Option „Produkteinstellungen“ aktivieren. Darüber hinaus können wir unter anderem ab einem bestimmten Einkaufswert eine Auftragsbestätigung des Managers platzieren, die Option zum Matching von Ausschreibungen und Rahmenverträgen aktivieren oder Dropshipping nutzen.
Nachdem wir in der Konfiguration die wichtigsten Parameter für unseren Einkaufsprozess definiert haben, definieren wir unser Produkt. Es ist uns wichtig, alle Produkte, die wir kaufen oder verkaufen möchten, als separate Einheiten zu erstellen.
Im Rahmen unserer Angebotsanfrage wählen wir zunächst einen Lieferanten aus. Dieses Feld ist dem Modul Kontakte zugeordnet. Wenn wir noch keinen Lieferantenkontakt haben, können wir hier einen erstellen. Im Kontakt gespeicherte Zahlungsbedingungen werden direkt in den Reiter „Mehr Infos“ der Anfrage verschoben und können dort noch angepasst werden.
Außerdem geben wir den gewünschten Liefertermin an und können für diese Bestellung eine automatische Bestellbestätigung einrichten. Zum angegebenen Zeitpunkt erhält der Lieferant eine E-Mail, in der er den Liefertermin nochmals bestätigen oder anpassen kann. So haben wir immer den Überblick, wann Bestellungen ausgeliefert werden und ob Lieferanten Liefertermine einhalten. Sie können den Anbieter auch jederzeit manuell über --andgt kontaktieren; eine Erinnerung senden.
Anschließend bearbeiten wir unsere RFQ-Produktlinien, indem wir Produkte, Abschnitte und Notizen hinzufügen. Wenn wir ein Produkt auswählen möchten, das noch nicht in Odoó verfügbar ist, können wir hier eines erstellen. Schließlich können wir im Reiter „Zusätzliche Informationen“ einen Käufer angeben. Standardmäßig ist der Benutzer, der die Anfrage erstellt, registriert.
Sobald wir alle Produkte und Informationen in die Anfrage eingegeben haben, können wir die Informationen entweder manuell bestätigen oder unserem Lieferanten direkt von Odoo aus eine E-Mail senden. Ein E-Mail-Assistent wird mit der von Ihnen ausgewählten E-Mail-Vorlage und einer angehängten PDF-Angebotsanfrage geöffnet. Der Status der Angebotsanfrage ändert sich in „Anfrage gesendet“.
Nach Bestätigung durch den Lieferanten ändert sich der Status der Anfrage auf „Bestellung aufgeben“. Je nach Produkttyp erstellt Odoo nun zum Beispiel Versand für Verbrauchsmaterialien oder Umzug und Versand für Bestandsprodukte. Es gibt zwei Möglichkeiten, Lieferantenrechnungen in Odoo zu erstellen.In der Bestellung klicken wir auf die Schaltfläche «Rechnung erstellen». Das Fakturierungsmodul erstellt ein neues Lieferantenrechnungsobjekt, das der Bestellung zugeordnet ist. Sobald wir die Rechnung bezahlen, können wir die Zahlung buchen und somit die Rechnung als bezahlt markieren.
Genau wie im Verkaufsmodul ist das Arbeiten im Einkaufsmodul viel einfacher, wenn die Lieferanten kontaktiert und die Produkte in Odoo richtig angelegt werden. Auch hier gilt: Je mehr Informationen und Daten diese Objekte in Odoo enthalten, desto schneller und effizienter können wir später im eigentlichen Kaufprozess arbeiten. Die genannten Konfigurationsoptionen helfen uns, unseren Odoo-Kaufprozess anzupassen.