Typische Kostenfallen bei der ERP-Einführung vermeiden

Die Entscheidungen, die wir heute treffen, haben Auswirkungen auf das, was uns morgen erwartet. Und das gilt natürlich auch für die ERP-Einführung im Unternehmen. Unabhängig davon, ob Sie schon ein ERP-System haben und auf eine andere ERP-Software migrieren oder gerade Ihr erstes ERP-System bei Ihnen im Unternehmen einführen.

Wir wissen von den über 400 ERP-Projekten, die wir in den letzten 11 Jahren durchgeführt haben, dass viele ERP-Verantwortliche auf der Kundenseite schlaflose Nächte haben, weil sie Angst davor haben, in eine Kostenfalle zu tappen. Die Herangehensweise an ein solches Projekt ist jedoch entscheiden dafür, wie erfolgreich – und damit auch kostentechnisch – die ERP-Einführung abläuft.

Lassen Sie uns mal ein paar Punkte durchgehen, auf die Sie bei einem solchen Großprojekt achten sollten.

1. Sprints statt Wasserfallmethode?

Dazu ein paar Basics: die klassische Wasserfallmethode verläuft linear. Die Prozessschritte werden nacheinander abgearbeitet und nach jedem Arbeitsschritt werden Ergebnisse überprüft und vom Kunden abgenommen und freigegeben. Die Arbeitsschritte bei dieser Methode sind relativ simpel: vereinfacht betrachtet handelt es sich um Anforderungsdefinition, Entwurf und dann Implementierung. Der Kunde bekommt das fertige Produkt in den meisten Fällen erst ganz am Ende zu sehen. Und oft kommen dann die ganzen Änderungen à la: "Oh so sollte das nicht aussehen", oder "Das wollten wir eigentlich anders haben."

Stattdessen ist es oft von Vorteil, sich der agilen Methode zu bedienen. So führen wir auch bei Hucke Media unsere Projekte. Bei der agilen Entwicklung wird in sogenannten Sprints gearbeitet. Sprints sind festgelegte Zeiteinheiten für eine Entwicklungsphase, meist umfassen diese 2-4 Wochen. Jeder Sprint hat seine eigene Zielsetzung und beinhaltet Konzeption, Umsetzung, Testing und Dokumentation für das Teilprodukt. Nach jedem Sprint wird der erreichte Zwischenstand dann zusammen mit dem Kunden überprüft. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Teile bereits fertiggestellt werden und nutzbar sind. Es wird fortlaufend am Produkt gearbeitet und fortlaufend verbessert. Falls Sie also Änderungen haben, sind diese leichter umzusetzen. Das spart enorm viel Zeit und letztlich auch Geld.

2. Spielen Sie jeden Prozess komplett durch

Wenn Sie bereits ein ERP-System im Einsatz haben, werden Sie in Ihrer Projektanforderung in der Regel den bestehenden Prozess beschreiben. Genau diesen Prozess mit der neuen Software abzubilden ist aber Quatsch. Prüfen Sie mit Ihrem ERP-Anbieter, wie der Prozess in deren Software aussehen würde. Wir erklären Ihnen mal kurz, wie wir in unseren Projekten auf Basis der ERP-Software Odoo dabei vorgehen. Odoo schreibt man wie folgt, O-d-o-o und ist die weltweit erfolgreichste Opensource ERP-Software, aber das nur am Rande. OK, was machen wir also? Wir setzen uns mit den jeweils zuständigen Fachabteilungen zusammen. Das kann z.B. der Verkauf, der Einkauf oder die Buchhaltung sein. Gemeinsam gehen wir dann im Rahmen von einem oder mehreren Workshops die einzelnen Prozesse im Detail durch. Das machen wir, in dem wir Odoo im Standard nehmen und daran die Prozesse durchspielen. Dabei wird schnell klar, wo es Abweichungen vom Standard geben könnte. Und genau das führt uns auch schon zum nächsten Punkt:

3. Bleiben Sie anpassungsfähig!

Denn kein Unternehmen gleicht dem anderen. Jedes Unternehmen hat sicherlich Prozesse, die sich von denen anderer Unternehmen unterscheiden. Jedoch ähneln sich viele Unternehmensprozesse. ERP-Dienstleister leben zu einem großen Teil natürlich davon, möglichst viel am System anzupassen. Hier wird dann vom Customizing gesprochen. Hierbei ist es von Vorteil, wenn die ERP-Software so flexibel ist und sich an individuelle Geschäftsprozesse anpassen lässt. Ideal natürlich, wenn sie die Software möglichst weit zur Konfiguration modifizieren lässt, so dass man mit wenig Customizing zurechtkommt.

Wir geben Ihnen einen kleinen Tipp: viele ERP-Anbieter versuchen natürlich, möglichst viel Customizing zu verkaufen anstelle zu schauen, wie man mit dem Kunden möglichst nah am Software-Standard bleiben kann. Unser Ansatz bei Odoo ist da ganz klar: wo immer es geht, soll mit dem Odoo-Standard gearbeitet werden. Nur in Ausnahmefällen soll Odoo durch Sonderprogrammierung verändert werden. Dafür gibt es auch einen sehr guten Grund, der in Wahrheit ein echter Vorteil für unsere Kunden ist. Jede Sonderprogrammierung kostet nicht nur bei der Entwicklung Geld, sondern auch danach immer wieder. Bei jedem Update der Software müssen wir die Sonderprogrammierung berücksichtigen und ggf. auch an die neue Programmversion anpassen. Das kostet den Kunden jedes Mal bares Geld. Übrigens auch ein beliebter Trick, um Kunden ans Unternehmen zu knebeln. Und eine wichtige Frage noch zu diesem Thema: wer sagt eigentlich, dass die Sonderprogrammierung den Prozess wirklich verbessert?

4. Schnittstellen

Es gibt haufenweise ERP-Software, die als hochmodular angepriesen wird, in Wirklichkeit aber auf einem Haufen an Schnittstellen innerhalb der ERP-Software besteht. So muss immer wieder eine Schnittstelle her, wenn wir im Verkaufsmodul mal Daten aus dem Einkaufsmodul oder dem CRM haben möchten. Das macht die Anpassung extrem komplex und am Ende auch teuer. Das Gleiche gilt auch, wenn externe Systeme angebunden werden. Gibt es eine zentrale Schnittstelle für den gesamten Datenaustausch? Hier raten wir dringend dazu, bei der Software-Auswahl einen ganz genauen Blick auf die Software-Architektur zu werfen.

5. Internationalisierung

Bei der Einführung eines ERP-Systems sollte immer schon geklärt werden, wie mögliche Tochterunternehmen im In- aber auch im Ausland eingebunden werden können. Beherrscht Die ERP-Software sogenannte Intercompany-Prozesse? Unser Tipp: prüfen Sie ihre Strategie, speziell die der Internationalisierung für die kommenden 5-10 Jahre. Kann die Software dann auch noch Ihren Anforderungen gerecht werden?

Unser Tipp dazu: prüfen Sie unbedingt, ob die Bedienoberfläche schon im Standard in verschiedenen Sprachen zur Verfügung steht.

6. Modularität

Modulare ERP-Software ist mittlerweile schon sehr stark verbreitet. Achten Sie bei der ERP-Auswahl darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, bei dem Sie jederzeit den Funktionsumfang erweitern können. Odoo zum Beispiel bietet bereits im Standard über 40 Module, die man je nach Anforderung leicht installieren kann. Wir nutzen diese Modularität von Odoo sehr gerne in unseren Projekten. Der Vorteil ist, dass die ERP-Einführung in Etappen vorgenommen werden kann. Je nach Projektlage können wir z.B. entspannt mit dem CRM beginnen. Dann in einem weiteren Schritt denn Verkauf integrieren, dann Buchhaltung usw. So kann man sich eine Menge Reibungsverluste ersparen und gewinnt Stück für Stück Fans im Unternehmen des Kunden.

7. Selbst machen

Viele Kunden haben die Vorstellung, möglichst viel selbst machen zu wollen. Mit moderner Software-Architektur ist es in den letzten Jahren auch immer leichter geworden, Software per Drag & Drop anzupassen, ohne dafür programmieren zu müssen. Wir können sehr empfehlen, dass es auf der Kundenseite den ein oder anderen versierten Power-User gibt, der einige Dinge auch selbst erledigt. Dafür bieten wir für Odoo auch die Entwickler-Workshops an. Damit es aber auch klappt, muss die Person ein fundiertes Wissen haben, ansonsten wird die Software verbogen, nichts läuft mehr rund. Der Poweruser sollte einen ERP-Consultant zur Seite haben, mit dem er sein Vorhaben durchsprechen kann, BEVOR er anfängt, das System zu verbiegen. Eine ERP-Software ist ein sehr mächtiges Stück Software und gleichzeitig überlebenswichtig für das Unternehmen.

8. ERP-Beratung just 

in time

Einige kennen die Situation: man möchte einen neuen Button in seiner Eingabemaske haben. Ruft den ERP-Berater an, bucht einen Beratertag, lässt den Berater anreisen und produziert Unmengen an Kosten – allein schon durch den Reiseaufwand. Dass das nicht mehr nötig ist, hat uns nicht zuletzt die Corona-Pandemie gezeigt. So ist der ERP-Berater mittlerweile auch in kleineren Zeiteinheiten buchbar. Das spart enorme Kosten und zudem auch noch eine Menge Zeit. Je nach Thema oder Umfang sind bei uns ERP-Berater noch in der gleichen Woche für einen Remote-Workshop bereit.


Odoo Point of Sale Modul